01
Agenda's & planning
Beschikbaarheid, afspraken en agenda's verbinden, bijvoorbeeld met Google Calendar of Microsoft 365. De precieze mogelijkheden hangen af van de gebruikte systemen.
5.4
Kansen herkennen, mogelijkheden onderzoeken
Integraties & uitbreidingen
Waar ontstaat onnodig werk doordat systemen en processen niet goed aansluiten? En wat kunnen we daar technisch aan doen?
Herkenbare knelpunten
Hoeveel werk ontstaat er doordat systemen niet samenwerken?
Een klantvraag komt binnen op de website, maar de gegevens moeten opnieuw worden ingevoerd. Een planning staat in een agenda, terwijl de beschikbaarheid ergens anders wordt bijgehouden. Of een medewerker verzamelt iedere week dezelfde cijfers uit verschillende systemen.
Los van elkaar lijken het kleine handelingen. Samen kosten ze tijd, vergroten ze de kans op fouten en maken ze het lastig om overzicht te houden.
Daarom beginnen we bij het werk dat mensen daadwerkelijk doen. Waar loopt informatie vast, waar ontstaat dubbel werk en wat zou eenvoudiger kunnen?
Technische mogelijkheden
Wat kunnen we met elkaar verbinden?
Denk aan een webshop die gegevens uitwisselt met een administratiesysteem, een website die aanvragen doorzet naar een CRM of een planning die aansluit op bestaande agenda's.
Ook rapportages, meldingen en maatwerkfunctionaliteit kunnen onderdeel zijn van een oplossing. Wat mogelijk en verstandig is, hangt af van de systemen, beschikbare koppelingen, gegevens en werkwijze van de organisatie.
Mogelijke toepassingen
Van losse handelingen naar een werkbaar proces.
02
CRM & klantgegevens
Aanvragen en klantinformatie op de juiste plek beschikbaar maken, zodat gegevens minder vaak handmatig overgenomen hoeven te worden.
03
E-mail & opvolging
Bevestigingen, herinneringen en vervolgacties laten aansluiten op een aanvraag, bestelling of afspraak.
04
Rapportages & inzicht
Gegevens uit verschillende bronnen samenbrengen om beter zicht te krijgen op aanvragen, gebruik en terugkerende knelpunten.
05
Procesautomatisering
Terugkerende handelingen onderzoeken en waar zinvol automatiseren, met aandacht voor uitzonderingen en controle.
06
Maatwerk uitbreidingen
Functionaliteit ontwikkelen die aansluit op bestaande software, processen en de manier waarop mensen werken.
Herkenbare situaties
Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Drie fictieve, maar herkenbare situaties waarin techniek kan helpen. Wat haalbaar is, hangt af van de bestaande systemen en processen.
Een webshop verkoopt voorraad die er niet meer is
De situatie
Een product wordt in de winkel verkocht, maar de webshop toont nog steeds drie stuks op voorraad. Een online bestelling moet vervolgens worden geannuleerd en de klant krijgt achteraf bericht.
Een mogelijke richting
Onderzoeken of de webshop en het voorraad- of kassasysteem dezelfde actuele voorraad kunnen gebruiken, met duidelijke afspraken over reserveringen en correcties.
Certificaten maken kost elke week uren
De situatie
Na een training haalt een medewerker deelnemersgegevens uit Excel, vult certificaten één voor één in en verstuurt de bestanden handmatig. Bij een naamswijziging begint een deel van het werk opnieuw.
Een mogelijke richting
Een gecontroleerde workflow waarin deelnemersgegevens worden ingelezen, certificaten vanuit een goedgekeurd sjabloon worden gegenereerd en de uitgifte wordt vastgelegd.
Afspraken raken dubbel geboekt
De situatie
Een organisatie plant gesprekken op meerdere locaties. Medewerkers houden hun eigen agenda bij, terwijl de receptie afspraken in een apart overzicht zet. Daardoor worden ruimtes of medewerkers soms dubbel ingepland.
Een mogelijke richting
Beschikbaarheid van medewerkers, locaties en ruimtes op elkaar afstemmen en bij een reservering direct de juiste agenda's bijwerken, mits de gebruikte systemen dat ondersteunen.
De juiste afweging
Welke koppeling voegt echt iets toe?
Soms is een integratie een logische stap. Soms blijkt dat een proces eerst eenvoudiger moet worden ingericht, dat bestaande software al voldoende mogelijkheden biedt of dat handmatige controle juist belangrijk blijft.
We kijken daarom naar de aanleiding, de betrokken mensen, de kwaliteit van de gegevens, de technische mogelijkheden en de inspanning om een oplossing te beheren.
Zo ontstaat een keuze die past bij de organisatie en ook werkbaar blijft wanneer processen of systemen veranderen.
5.4
Waar liggen de mogelijkheden?
We onderzoeken welke processen aandacht vragen en of een koppeling, automatisering of uitbreiding daar zinvol aan kan bijdragen.
Volgende stap
06 Groei